excel overzicht inkomsten uitgaven

Een goede Excel sheet kan je financiën redden (+ 3 tips om het leuk te maken)

Je financiën onder controle krijgen? Dan kun je eigenlijk niet om Excel heen. Ingewikkeld? Nee, joh. Je hoeft er echt geen computerexpert voor te zijn. En het is nog leuk ook!

Door Janke Verhagen

Excel heeft nogal een stoffig imago. Vroeger dacht ik bij de combinatie geld en Excel aan een accountant. Zo één met grijs haar en een net zo grijs pak. Die ervan genoot om lekker veel cijfertjes in te vullen en automatisch op te tellen en af te laten trekken. Dus.. 

Mijn eigen allereerste Excel sheet was dan ook vooral saai. Het deed precies wat het moest doen. Mij overzicht geven in inkomsten en uitgaven. Even de totalen van elkaar aftrekken en: voilà. In één klap duidelijk of ik geld overhield of dat ik teveel uitgaf die maand. Maar het bleef zo saai. En dus haakte ik na een paar weken fanatiek overzicht houden, af. Hier had ik geen Excel voor nodig. Dit kon ik zelf ook wel in een schriftje doen met een rekenmachine. Maar eerlijk is eerlijk, dat schriftje werd steeds minder vaak gebruikt en mijn rekenmachine bleef in de rommella liggen. En dat kwam mijn financiën niet ten goede. Er ging vaker teveel geld uit. Ik had namelijk geen overzicht meer.

Tijd om Excel een nieuwe kans te geven. Op mijn werk had ik ondertussen veel meer geleerd over de mogelijkheden van Excel. Formules, grafieken, diagrammen. Alles kan, als je maar weet hoe. Op YouTube vind je verschillende filmpjes die je kunnen helpen hierbij. Hieronder vind je daar een voorbeeld van. 

Bekijk hier: Budget maken in Excel.

Niet schrikken: als je hier Excel-vrees van krijgt. Je hoeft dit allemaal niet te gebruiken. Maar het kan wel. En het maakt je geldzaken bijhouden echt een stuk leuker. Ik doe het nu al jaren. En het geeft me een gevoel van controle. Fijn!

Oké, aan de slag dan maar? 

Een overzicht is zo gemaakt. Start met je inkomsten. In elke kolom schrijf je een inkomstenbron, de kolom ernaast gebruik je voor het bedrag. Onderaan alle bedragen kun je alles optellen. Excel heeft hier formules voor, zodat je niet zelf met je rekenmachine aan de slag hoeft. Via Google kun je een hoop uitleg vinden over deze formules. Hieronder vind je een handige pagina met uitleg per formule.

Excel formules: Alle formules in een duidelijk overzicht.

Doe hetzelfde voor al je uitgaven. De ene kolom de uitgavenbron, die ernaast het bedrag. Vaste lasten kun je in één keer op je bankieren app zien. Vergeet ook je variabele lasten niet, zoals boodschappen en benzine. Geen idee wat je daaraan uitgeeft? Zoek het eens op voor de afgelopen drie maanden en neem daar het gemiddelde van. Al je uitgaven tel je ook weer bij elkaar op. Je hebt dan in één keer duidelijk hoeveel geld er maandelijks binnen komt en er ook weer uitgaat. En of je onder de streep (nu dus letterlijk) ook centen overhoudt. Zo niet, dan zie je waar dat geld naartoe verdwijnt. Het verdampt ten slotte niet in de Bermuda driehoek. Zou je geld over moeten houden, maar is je spaarrekening leeg? Dan kun je nu zien waar dat geld blijft. My guess: boodschappen, impulsaankopen, uit eten? 

Tot zover het niet al te sexy gedeelte van Excel. Dit kun je overigens al een stuk leuker voor jezelf maken door bijvoorbeeld gebruik te maken van kleuren. Ik vind het nou eenmaal leuker om ergens aan te werken wat me visueel aanspreekt dan een saai rijtje met cijfers. 

Hoe maak je het nou wel leuk en inspirerend om met Excel te werken? 

  • Werk vooruit: Maak niet 1 tabblad aan voor die specifieke maand, maar maak er vast meerdere aan en noem deze dan ook naar de maand waarover het gaat. (september 2019, oktober 2019, etc.) Op deze manier kan je inkomsten en uitgaven die niet maandelijks voorkomen (denk aan de kinderbijslag, gemeentelijke belastingen, de APK van de auto e.d.) ook budgetteren. Geen verrassingen meer.

     

  • Plannen: Elke zondag neem ik even 10 minuten de tijd om mijn bestand voor die maand bij te werken. Ik check mijn verschillende saldi bij de bank, voer deze in, werk bij welke vaste lasten al betaald zijn en pas het resterende budget voor de boodschappen aan. Zo heb ik binnen 10 minuten in één oogopslag duidelijk of ik een beetje op koers lig deze maand. Wellicht blijft er wat extra over (hop naar de spaarrekening!) Lig ik wat achter? Dan ben ik weer wat meer alert op wat ik in mijn boodschappenkarretje doe in de supermarkt.

     

  • Formules: Ben je ondertussen wat meer bedreven in Excel na een tijdje? Bouw dan eens geautomatiseerde formules in. Bijvoorbeeld voor je spaarsaldo. Als jij weet wat je elke maand kunt sparen, en je werkt vooruit in Excel, dan kun je dit bij elkaar laten optellen. Zo kun jij zien hoe hoog je spaarsaldo is over 6 maanden. Super motiverend.

Lees ook: Ik spaar iedere maand € 100 voor de vakantie.

Volgend jaar willen wij bijvoorbeeld graag een vouwwagen gaan kopen. Door op deze manier overzicht te maken (en te houden) weten wij wat we ongeveer aan spaargeld hebben tegen die tijd. Dus neuzen we nu al regelmatig op Marktplaats, op zoek naar een leuk model binnen onze prijsklasse. En maken we op voorhand al een beetje ruzie over wie de vouwwagen moet gaan opzetten op de camping. Voorpret. Allemaal door mijn nieuwe vriend: Excel.

Werk jij met een Excel sheet voor je financiën? Ik ben heel benieuwd naar jouw ervaringen.

Share

23 Comments

  1. Bram Reply

    Leuk artikel! Excel is mijn vriend😉
    Ik heb een excelsheet begroting per maand opgezet met de totalen op jaarbasis.
    De werkelijke cijfers per maand komen daarnaast te staan. Bijgewerkt op een vast moment per week. Je ziet dan precies waar de afwijkingen zijn op je vooraf vastgestelde budgetten of andere zaken en kun je schakelen indien nodig.
    Grafieken en plaatjes en kleuren van je doelen horen daar uiteraard ook bij. Een lust om deze sheet bij te werken.🤭

  2. Monica Reply

    Zo hou ik het ook in Excel bij… Ideaal!
    Alle inkomsten en uitgaven zijn ingevuld. De inkomsten zijn oranje en alle uitgaves zijn groen. Ik heb het trouwens ook in hoofdgroepen ingedeeld;
    – Wonen
    – Sparen
    – Verzekeringen
    – Abonnementen
    – Vervoer
    – Telefonie en internet
    – Kinderen
    – Variabel
    Wanneer er vaste lasten zijn afgeschreven kleur ik die groen. Wanneer ik geld uitgeef aan niet alle daagse dingen verdwijnen die onder de variabele kosten.
    Door de formules zie ik praktisch precies wat ik uitgeef en overhoud…

  3. Bouk Reply

    Ja hoor, gebruik het al jaren! Inkomsten en uitgaven, spaarrekeningen en spaardoelen. En een hele fijne voor onze hypotheek waar automatisch ons maandbedrag in staat en er is een kolom waar ik een extra aflossing in kan voeren en hoppa dan zie ik wat ons nieuwe maandbedrag wordt én het restant bedrag…ideaal! Heel leuk om alvast 10 jaar lang het aflosbedrag in te vullen en dan heul enthousiast worden om nóg sneller af te gaan lossen haha

    1. Jade Reply

      Ik houd het elke maand in een schriftje bij.
      Ben niet zo bedreven in Excel. Gebruik het ook niet op mijn werk.
      Ik zou heel graag een bestand ontvangen met daarin formules.
      Ben benieuwd hoe die van Bouk eruit ziet met aflossing van de hypotheek. Lijkt mij erg inspirerend om te zien!

  4. Ray Reply

    Leuk verhaal!
    Ik gebruik een schriftje (lekker ouderwets 😋)
    Héérlijk vind ik dat, lekker schrijven en rekenen. Mijn vrouw gebruikt wel Excel, erg overzichtelijk en snel maar mist toch enige charme.

  5. Kaspar Reply

    Hier heb je toch gewoon apps voor?
    Mijn bank heeft zo’n app die alle inkomsten en uitgaven automatisch categoriseert. Ideaal. Zou niet weten waarom ik dat ingewikkeld en saai in een Excel sheet zou moeten doen?

  6. Joke Reply

    ik ben ook van het handmatige ….. zou EXCEL wel meer kunnen/ willen beheersen , maar geen must .
    Zo ook met bonnetjes bewaren , categorieën maken …. ( therapeutisch 🙂 ) . papieren kasboek ; mooi schrift .. ben ik dol op.
    Op de app van beide banken zie ik bij de spaarpotjes die ik heb , wat nog het resterende spaarbedrag is , bedoel jij dat ook Kaspar of iets anders ?

    1. Kaspar Reply

      Joke, nee ik bedoel het digitale kasboekje. Bij mijn bank (ABN Amro) is dat de Grip app. Alle inkomsten en uitgaven netjes in categorieën, per categorie kun je budgetten instellen zodat je precies weet of je op schema zit, er is een mooie grafiek die precies verteld hoeveel geld je die maand nog over hebt en hoeveel dat volgens je eigen gemiddelden dan waarschijnlijk eind van de maand zou zijn (en wat je dus dan gespaard hebt als dat een positief bedrag is). Geeft waanzinnig veel inzicht, en al ben ik als IT-er erg handig met Excel, zoveel inzicht en overzicht zou ik nooit in een Excel sheet krijgen!
      Het werkt ook reuze motiverend om de hele tijd te zien hoeveel geld je die maand over gaat houden, als je geen gekke uitgaven doet… Dure doe ik, mede daardoor, dus ook praktisch niet!

      1. Kimberley Reply

        Ik heb ook de mogelijkheid voor een automatisch kasboekje bij mijn bank, maar ik merk dat de cijfertjes veel meer gaan leven als ik ze echt even één voor één naloop en toevoeg in het juiste vakje in mijn Excel sheet. Dan ben ik veel bewuster van mijn uitgaven dan wanneer alles al geautomatiseerd op verschillende hoopjes zie staan.

        1. Kaspar Reply

          Dat kan natuurlijk, Kimberley. Bij mij was het juist andersom… ik had voorheen een Excel sheet en dat leefde bij mij totaal niet. Juist omdat ik toch nog veel inzicht miste. Ieder einde van de maand bleek het toch weer een verrassing wat er overbleef óf tekort kwam… nu ben ik de hele maand precies op de hoogte, waar ik ook ben. En merk dat ik daardoor veel bewuster mijn uitgaven doe… plus het scheelt veel werk! Iedere keer al die bedragen over lopen typen hoeft niet meer (ik ‘vergat’ het na een tijdje ook vaak omdat ik er echt niks aan vond…

  7. Bb Reply

    Ik doe dit maar eenmaal per jaar. Alles inkomsten en uitgaven checken en dat is ook het moment dat ik weer eens overstap of iets onnodig opzeg. Dan bepalen we de spaardoelen en automatiseer ik ook alles zoveel mogelijk zodat zodra het salaris binnenkomt alles opgedeeld wordt. De rest van het jaar proberen we daar gewoon binnen te blijven. Nu scheelt het wel dat we een vast inkomen hebben en ook de variabele uitgaven zijn min of meer gelijk, dus het enige wat we dan nog doen is af en toe eens checken of we nog wwn beetje op schema lopen. Ook hier weleens een aantal tientjes in de bermudadriehoek maar daar lig ik niet per se wakker van.

  8. Kimberley Reply

    Leuk stukje en absoluut nodig als je goed overzicht wilt hebben in de geldstromen.

    Ik heb ook een zeer uitgebreide Excel sheet gefabriceerd in de loop van de tijd. Hierin heb ik ons inkomen + uitgaven staan. Alles per hoofdcategorie en subcategorieën onderverdeeld. Dit overzicht loopt tot het einde van het jaar, met daarachter een link met de financiën van het jaar ervoor. Kun je aan het einde van het jaar mooi zien of daar nog verschillen in zitten. Verder heb ik een onderverdeling in de huishoudelijke vaste en huishoudelijke variabele lasten, evenals onze persoonlijke vaste lasten en persoonlijke variabele lasten. Daarbij leuke formules ingebouwd waarbij cijfers tof groen zijn als we binnen budget blijven en schreeuwend rood worden als we eroverheen gaan. Ideaal, geeft me veel overzicht. Ik werk geheel het één keer per week binnen een half uurtje bij.

    Verder heb ik ook een aparte sheet voor onze spaarpotjes. Per spaarpotje en per maand schrijf ik vooruit hoeveel centjes daarheen gaan. Hierin werk ik een jaar vooruit en zet ik meteen de momenten van extraatjes zoals vakantiegeld/bonus/belastingteruggave etc. erbij. Ook berekend hij automatisch hoeveel % van ons spaardoel we nu bereikt hebben. Werkt allemaal lekker motiverend.

  9. Audrey Reply

    Ik ben ook fan van Excel en bekijk aan het einde van elke maand mijn inkomsten en uitgaven. Een budget/begroting maak ik dan trouwens weer niet. Gewoon bewust bezig zijn met mijn uitgaven werkt voor mij nu genoeg.

    Ik heb ook een los Excel-bestand voor extra hypotheek-aflossingen inderdaad. Inclusief percentages van hoeveel huis al helemaal van mij is 😉

  10. Mariëlle Reply

    Ik heb in Excel één tabblad met alle vaste lasten, gecategoriseerd in o.a. hypotheek, belastingen, GWL (die wordt geüpdatet als hierin iets wijzigt).

    In een tweede tabblad heb ik per maand de spaarinkomsten (vast bedrag per maand + vakantiegeld + winstuitkering + eindejaarsbonussen in die specifieke maanden) en de verwachte grote uitgaven (bijvoorbeeld vliegtickets, nieuwe keuken etc.). En dan onder de streep wat er die maand bij komt en het totaalsaldo van onze drie spaarrekeningen (m’n eigen, die van m’n partner en van onze gezamenlijke rekening).

    We hebben op onze betaalrekeningen een vast bedrag wat we per maand kunnen uitgeven aan alles naast de vaste lasten (boodschappen, kleding, hobby, cadeaus etc.). Ik heb geen budget per categorie, als we ons spaarquotum minimaal halen is dat goed. Zo niet, bedenken we waarom deze maand zo duur is geweest en dan zij dat maar zo. Ik kan wel in Grip gaan analyseren waar mijn eigen geld aan uit is gegeven, maar heb het toch wel vrij goed in m’n hoofd zitten en het geld is toch al weg…

    Ik vind mijn (onze :-)) manier van werken wel fijn en lekker eenvoudig. Sinds ik het spaarsaldo voor het komende kalenderjaar inzichtelijk heb gemaakt, geef ik echt minder geld uit omdat ik het spaarquotum wil halen. En ik hoef maar één keer per maand de saldi op onze spaarrekeningen in te vullen (en eventuele verwachte grote uitgaven), dan ben ik klaar.

  11. Kaspar Reply

    “Ik kan wel in Grip gaan analyseren waar mijn eigen geld aan uit is gegeven, maar heb het toch wel vrij goed in m’n hoofd zitten en het geld is toch al weg…”
    Kan natuurlijk waar zijn! Maar ik dacht het ook prima te weten toen ik nog met enkel Excel werkte…. sinds ik de Grip app gebruik weet ik dat ik toch echt geen idee had! En daardoor hou ik nu veel meer geld over! (Wil overigens geen reclame maken voor Grip of andere apps van banken hoor 😉. Maar vind het toch wel bijzonder dat het hier zo weinig gebruikt wordt terwijl het voor mij echt dé vondst was om mijn uitgaven beter onder controle te krijgen waar Excel voor mij achteraf bezien dus helemaal niet zo goed gewerkt bleek te hebben….)

    1. Mariëlle Reply

      Haha ik heb ook alleen maar mijn eigen privérekening bij ABN 🙂 Er gaan 6 vaste lasten af en voor de rest alleen kleding, uitstapjes zonder m’n partner (maar dat doe ik niet zoveel) en hobby, dus dat zijn een handjevol afschrijvingen per maand. Heb Grip wel eens geprobeerd, maar kreeg er toch niet zoveel grip op 😉

      Maar ik hou dus ook niet op de euro nauwkeurig bij waar ik elke maand m’n geld aan heb uitgegeven, dat vind ik een beetje overdreven… (maar als ik dat wel zou willen, dan is Grip zeker een uitkomst!) Mijn (en ook ons gezamenlijk) “zakgeld” is gewoon voor alle overige/leuke dingen en zolang ik daar niet zonder goede reden overheen ga, ga ik niet een verdeling maken van oh ik mag elke maand 50 euro uitgeven aan kleding, 50 euro aan uit eten, 50 euro aan hobby, 50 euro aan overige rekeningen etc. etc. Of ik heb 100 euro aan kleding uitgegeven, dus mag ik nu niets meer aan m’n hobby uitgeven… Het moet ook allemaal wel leuk blijven 🙂

  12. Bart Reply

    Ik ben ook een die-hard excel nerd met een spreadsheet waarin ik mijn vaste inkomsten/uitgaven, netto vermogen en een financieel plan tot mijn FO-moment heb staan.

    Maar om mijn maandelijkse variabele uitgaven bij te houden en mezelf aan een budget te houden gebruik ik de app Wally (de gratis versie, niet Next). Daarin kan je per dag van de maand je terugkerende inkomsten en vaste lasten invullen, en jezelf een maandelijks spaardoel geven.

    Bij elke losse uitgave voer ik binnen 5 seconden het bedrag afgerond in hele euro’s per (sub)categorie in en ik weet continue wat mijn resterende budget voor de maand en gemiddeld per dag is. Dit behoedt me redelijk voor impulsuitgaven omdat ik alles in moet voeren en ik kan analyses doen op mijn uitgavenpatroon over tijd. Handig!

  13. Kaspar Reply

    Grip werkt met steeds meer banken… bv ook Rabo.
    Voor mij moet het overigens ook leuk blijven. Maar inzicht helpt mij daar enorm bij….
    Wil ik iets voor de hobby kopen weet ik in enkele seconden of dat deze maand een goed idee is of dat ik het beter een maandje opschuif. Ideaal.

  14. robijn Reply

    Begin dit jaar samen met manlief gekeken naar ons uitgaven patroon. Mijzelf doodgeschrokken van het bedrag wat naar de supermarkten ging! Hierna gelijk wat wijzigingen ingevoerd.
    En na al de bovenstaande positieve opmerkingen een Excel gemaakt. Ik sta verbaasd dat we de afgelopen maanden nog konden sparen 😀 Maar nu wel inzicht gekregen waardoor dat kon. Heb nu verschillende potjes aangemaakt om (on)voorziene rekeningen te
    (h)erkennen.

  15. Chris Reply

    Ja ook ik ben benieuwd naar sjablonen, delen zou erg fijn zijn of locaties waar de downloads te vinden zijn?

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *